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【ミスがあったら一巻の終わり!?】学校書類の発送方法と注意点!! - 2020/12/10
学校書類は他の書類に比べて、締め切りがもうけられている書類が多い点が特徴的です。特に進路に関わる書類の場合はシビアに取り扱う必要があります。 確実に期日に間に合わせるためにも、発送方法のポイントを押さえておきましょう。 今回の記事では学校書類の発送時のおすすめの発送方法や注意点を紹介していきます。
学校書類を発送するときの注意ポイント
学校書類を発送するときの注意点をまとめてみました。 下記のポイントをしっかり押さえて、学校書類の発送準備を行いましょう。
もし入学願書の封筒の書き方についての情報をお探しでしたら下記の記事を確認してみてください
受験生必見！失敗しない！入学願書の封筒の書き方！
・必ず信書で送る！
氏名・生年月日など個人情報を明記してある学校書類は、すべて信書扱いです。特に学校書類は世帯の状況や年収を描く必要がある書類も多いため、個人情報の塊と言えます。 普通郵便では発送せず、必ず信書発送が可能な発送方法で送りましょう！
・学校書類が折れないようにクリアファイルに入れる
今でこそデータでのやり取りも増えましたが、学校書類のやり取りは紙が主流です。紙製のものは当然衝撃に弱いので、発送時にはクリアファイルなどに入れて、衝撃対策を施して発送しましょう。
・追跡サービスで現在地を把握できるようにしておく
学校書類を発送するときは、追跡サービスが可能な発送方法で送りましょう。学校書類は締め切りがもうけられているものが多いです。
そのため、追跡サービスを利用して書類の現在地が分かれば、安心して到着を待つことができます。
「必着」か「当日消印有効」かを確認しておく
学校書類を発送する前に、期日が「必着」になっているか「当日消印有効」となっているかを確認しておきましょう。
必着は期日までに学校側へ書類が届いている必要があります。当日消印有効であれば、学校書類が届いていなくても、郵便局で消印が期日内に押されていれば受理をしてくれます。
学校書類の発送方法はレターパックがおすすめ
学校書類の発送にはレターパックがオススメです！レターパックのメリットを紹介していきます。
・全国一律料金で発送可能
レターパックは全国一律で発送料金が決まっています。発送する地域に応じた料金変動に頭を悩ませる必要が無い点は魅力的ですね。
・他の発送手段に比べてリーズナブル
郵便受けに配達されるレターパックライトは370円、対面配達のレターパックプラスは520円です。 書留郵便の場合、学校書類一枚を定形外で発送するだけで550円ほどかかってしまいます。
信書の郵送ができる発送方法の中でも、レターパックはリーズナブルな点がメリットです。
・追跡サービスで郵便物の配達状況が確認できる
レターパックは郵便追跡サービスを利用して、配達状況の確認を行うことができます。
発送したい学校書類の期日が迫っている場合、到着の目安がわかれば大きな安心感を得ることができます。 また、学校側に到着の目安を伝えることもできるため、ぜひ活用したいところです。
・全国のコンビニで購入可能
レターパックは郵便局以外にも以下のコンビニで購入することが出来ます。
- ローソン
- ミニストップ
- デイリーヤマザキ
- サークルKサンクス
- セイコーマート
- セブンイレブン(一部のみ)
覚えるのが面倒な方は、「レターパック買うならローソン！」とだけ覚えておきましょう。
セブンイレブンは一部店舗のみでの取り扱いのため、電話などであらかじめ確認しておくようにしましょう。
・ポスト投函でも発送できる
郵便局窓口以外でもポストに直接投函すれば発送をしてくれます。郵便局の営業時間外でも手軽に発送できる点は、大きなメリットと言えるでしょう。
ただし、学校書類に消印を押してもらいたいという場合は、郵便局から発送してもらうようにしましょう。
・信書の送付ができる
学校書類の発送は信書扱いとなります。レターパックは信書発送が可能な発送方法のため、 安心して送ることができます。
信書の概要については、別記事にまとめておりますので、ぜひ参照してみてください。
「罰金300万円!? 2020年版 信書とは? 仕事で書類を発送する際に知っておくべきこと+送る方法」
レターパックで学校書類を送る際の注意点
学校書類の発送にとても便利なレターパックですが、注意しておく点があります。
・ポスト投函の場合、消印がつけられない
レターパックはポストから直接発送する場合、消印をつけることはできません。
「学校書類の発送期日が近いから、消印をもらいたい！」という場合には、郵便局の窓口から発送してもらうようにしましょう。
・厚みのある書類と一緒に発送できない
レターパックはA4サイズの書類封入を想定して作られています。
発送する学校書類に厚みがある場合には、厚さ制限のないレターパックプラスを利用しましょう。 レターパックプラスは封筒にマチを作って発送できます。
カタログ程度の厚さであれば、発送可能ですので、利用を検討してみましょう。
レターパック以外の発送手段なら書留郵便がおすすめ
レターパック以外の発送手段なら書留郵便がおすすめです。ここでは、書留郵便のメリット・デメリットを紹介します。
＜メリット＞
・発送及び配達した証明が得られる
・インターネット上で配達状況の確認が出来る
・休日でも配達される
・手渡しのため、郵送事故のリスクが少ない
・上限10万円までの賠償が得られる（簡易書留は上限5万円）
＜デメリット＞
・一般書留は通常の郵便料金に430円プラス、簡易書留は310円プラスとやや値段がかさむ
・不在時にポスト投函はしてくれない
まとめ
- 学校書類の発送はレターパックがおすすめ
- レターパックはコンビニ購入やポスト投函が出来るので、利便性に優れている
- レターパック以外の発送手段では書留郵便の利用を検討する
いかがでしたでしょうか？ 学校書類は今後の人生を左右する大切な書類が多く含まれています。
そのため、いかに発送時の紛失・誤配リスクを減らすかが重要になってきます。「普通郵便でテキトーに送る」なんて思わずに、安全性の高い発送方法を選んでくださいね。
最後にレターパックの宛名作成サイトのURLを掲載いたします。
これら宛名作成のサービスを活用して、書き間違いのリスクを減らすようにしましょう！
