罰金300万円!? 2020年版 信書とは? 仕事で書類を発送する際に知っておくべきこと+送る方法
仕事で書類を発送する際に総務省の資料をベースに守るべきことをまとめています。信書は郵便法及び信書便法で定められているルールを知らず、場合によっては違法になってしまう可能性があります。
この記事では
- 信書がなぜ存在するのか？
- 信書の定義
- 信書の具体例
- 信書を送るための方法
明らかにしていきます。
書類を送る際に「信書」が具体的に何を意味するのかわかっておらず、差出人(個人・会社)が法を犯してしまっている場合があります。その場合、三年以下の懲役又は三百万円以下の罰金に処されます。
一度わかってしまえば簡単なので、チェックしてみましょう。
信書という概念はなぜ存在するのか？
なぜ信書という概念が存在するのかというところから明らかにしていきます。
- 基本的通信手段の確保
- 信書の送達は、国民の基本的通信手段であり、その役務を全国あまねく公平に提供する必要があることから、郵便法及び信書便法においてその提供の確保を図っている。
- 憲法上保障された通信の秘密の確保
- 憲法では、表現の自由の確保及びプライバシー保護の観点から、基本的人権として「検閲の禁止」と 併せて「通信の秘密」の保護を明記。
- 憲法上の要請を受け、郵便法及び信書便法においても、「検閲の禁止」と併せて「信書の秘密」の保 護を規定。
つまり、「信書」と呼ばれる文書は、基本的な通信手段として、秘密を確保して使えるようにこのような概念があるということです。
手紙やはがきなどの「信書」と呼ばれる文書の通信は日本郵便が実質的に独占しているため、突然一部の人が使えなくなったり、値段がすごく高くなったり、中身を覗かれてしまわないようにという理由で定められています。
信書とは?
次は信書とはどういうものを指すのか定義をみていきましょう。
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。
総務省の信書のガイドラインによると上記のように記載されています。
各単語の意味を分解してみましょう。
「特定の受取人」とは
差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者です。
「意思を表示し、又は事実を通知する」とは
差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることです。
「文書」とは
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです（電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません。）。
特定の相手に対して送る書類などが信書に該当します。と言われても
イメージしにくいので次に該当する文章としない文章を具体的にみていきましょう。
信書に該当する/しない文書
具体的に総務省の信書のガイドラインにある具体例を参考に下記に例を載せています。 自分が送ろうとしているものに当てはめ、これは信書に該当するのか？しないのか？を判断しましょう。
※ ◇印は個々の相談において判断された事例。
信書に該当する文書
- 書状
- 請求書の類
【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書 - 会議招集通知の類
【類例】 結婚式等の招待状、業務を報告する文書 - 許可書の類
【類例】 免許証、認定書、表彰状 ※カード形状の資格の認定書などを含みます。 - 証明書の類
【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し ◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書 - ダイレクトメール
文書自体に受取人が記載されている文書
商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書
信書に該当しない文書
- 書籍の類
【類例】新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、◇講習会配布資料、◇作文、◇研究論文、◇卒業論文、◇裁判記録、◇図面、◇設計図書 - カタログ
- 小切手の類
【類例】 手形、株券、◇為替証書 - プリペイドカードの類
【類例】 商品券、図書券、◇プリントアウトした電子チケット - 乗車券の類
【類例】 航空券、定期券、入場券 - クレジットカードの類
【類例】 キャッシュカード、ローンカード - 会員カードの類
【類例】 入会証、ポイントカード、マイレージカード - ダイレクトメール
専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの 専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの - その他
◇説明書の類（市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書）、◇求人票、◇配送伝票、◇名刺、◇パスポート、◇振込用紙、◇出勤簿、◇ナンバープレート
信書を送るには?
では、信書だった場合にどのように送ればいいのかということです。
現在ヤマト運輸のサービスでは「信書」は送ることができないため、実質日本郵便のサービス一択となります。(余談：ヤマト運輸の信書における問題点というページ)
日本郵便の送ることのできるサービスと送れないサービスの一覧は下記です。
| 日本郵便 | 可否 |
|---|---|
| 定形郵便 | ○ |
| 定形外郵便 | ○ |
| ゆうパック | × |
| ゆうメール | × |
| レターパックライト | ○ |
| レターパックプラス | ○ |
| EMS | ○ |
| クリックポスト | × |
| ゆうパケット | × |
| スマートレター | ○ |
| ミニレター | ○ |
まとめ
自分はこのまとめを作るまで、なぜ信書があるのか？信書は特別なのか？ などが何からなにまで不明でした。
しかし、信書は国民が安価に安心して手紙を送るために法律が定義されていることがわかりました。
どのサービスが送れるのかということをみていると、「定形郵便で送れるのか」と思いました。レターパックやスマートレターを利用することが多く、封筒内に「信書が送れます」と書いてあったので、特別なものだと勘違いしていました。
また日本郵便のサービスが独占しており、ヤマト運輸の信書における問題点というページでもめている感も初めて知りました。
labelmake.jpでカバーしているテンプレートで信書が送れるのものは
になります。
信書の作成の際に、上記の宛名ラベルの作成もよければ作成してみてください！
それでは！
