【保存版】請求書を発送するベストな方法と梱包方法を徹底解説

公開: 2021/06/14

【保存版】請求書を発送するベストな方法と梱包方法を徹底解説のサムネイル
請求書は金銭のやり取りを証明するための大切な書類です。当然、発送時に不備があってはいけません!請求書は信書に該当するため、どんな発送方法でも送れるというものではありません。トラブルを防ぐためにも適切な発送方法を知っておきましょう。

請求書のオススメ発送方法はレターパックライト!

レターパックライトイラスト

請求書を発送する上で、 オススメの発送方法はレターパックライト一択 です!

なぜそう言い切れるのかを理由と共に紹介していきます。

信書を送ることができる

請求書は信書に該当します。信書の発送ができない手段では請求書を送ることはできません。

レターパックライトは信書の発送ができるので問題なく請求書を送れます。

ちなみに信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思. を表示し、又は事実を通知する文書」を指します。

平たく言えば、受取人の名前が書かれている文書はほとんど信書に該当すると言って良いでしょう。

具体的には以下の書類などが該当します。

  • 納品書
  • 領収書
  • 見積書
  • 願書
  • 申請書
  • 契約書

これらの書類は全てレターパックで送ることができます。

逆に、以下は信書を送れない発送方法です。くれぐれも注意しておきましょう。

(信書を送れないサービス)

  • ゆうパック
  • ゆうメール
  • ゆうパケット
  • クリックポスト

もし 請求書のフォーマットが決まっていないという方がいれば、labelmake.jpのサービスを活用することをオススメ します。

labelmake.jpの請求書作成サービスは無料でブラウザ上に入力できます。labelmake.jpの具体的なメリットは、「請求書発送に必要な送り状を作成する」のセクションをご覧ください。

請求書テンプレートはこちらから

A4サイズの書類を折り曲げずに発送できる

次に 請求書をレターパックライトで送るメリットはA4サイズの書類でも折り曲げずに発送できる点 です。

請求書はなるべく折り曲げずに保存しておきたいという方は一定数存在します。レターパックライトであればA4サイズの書類はそのまま収納できます。

全国一律料金で発送できる

レターパックライトは専用封筒370円を購入する以外には別途発送料金を取られることはありません。 通常の定形郵便などと異なり、重さに関係なく全国一律料金で発送できる のは嬉しい点です。

請求書だけなら大した重さにはなりませんが、他に同封する商品がある場合であっても送料を気にすることなく発送できます。

宛名作成サービスを使える

レターパックは宛名作成サービスを使って送り状を作成できます。

宛名作成サービスはインターネットサイトを通して、無料で送り状を作成できるサービスです。手書きでうまく書ける自身が無い、手書きの手間を省きたいという方にとってはオススメです。

特に請求書のようなきっちりしたやり取りを求められるものは、PCで印字してしまった方が相手にも丁寧な印象を与えられます。

追跡サービスがある

レターパックは追跡サービスがついています。 請求書がどこまで発送されているかがわかると、到着の目途が立ちやすく、各種問い合わせにも対応しやすくなります。

土日祝でも配達してくれる

レターパックは土日祝も発送してくれます。

請求書のような金銭のやり取りが絡んだ重要書類は手早く相手に発送しておきたいところ。早めに発送してくれた分だけ相手に安心感を与えるだけでなく、スムーズに取引を終了することができます。

請求書だけ発送する場合、レターパックプラスは使う必要無し

レターパックプラスイラスト

レターパックには2種類あり、レターパックライトの他にレターパックプラスがあります。レターパックプラスは厚さ制限が無い点が利点です。

しかし、 請求書の場合は紙一枚での発送のため、レターパックプラスを使う必要はありません。 また、レターパックプラスの方が送料がかかってしまいます。

もし、 請求書の他に同封する品物が無ければレターパックライトで十分 です。

(参考)レターパックの違い

レターパックライト レターパックプラス
価格 370円 520円
サイズ 34㎝×25㎝ 34㎝×25㎝
厚さ制限 3.0㎝まで 制限なし
重さ制限 4kgまで 4kgまで
配達方法 受箱投函 手渡し署名

書留サービスは発送料金が高い点がネック

請求書などの信書を発送する方の中には、書留サービスを利用される方もいるかと思います。ただ、 書留サービスは料金がネック です。簡易書留であっても、基本料金に320円加算されます。レターパックの方がリーズナブルです。

簡易書留は5万円の補償がついていますが、請求書そのものが金銭的価値を有しているわけではありません。 高価な品物を同封するわけでなければレターパックで十分 でしょう。

請求書を発送する前に送付状を作成しよう

送付状イメージ

請求書を発送するときは送付状の同封が必要不可欠 です。

あるとないでは相手への印象に大きく差異がでます。特に法人間のやり取りの場合、送付状が無ければ常識がないと思われるリスクすらあります。

送付状を作成する際は、以下の項目が含まれているかを必ず確認しておきましょう。

  • 送信日
  • 発信先社名
  • 担当者名
  • 発送元社名
  • 氏名
  • 発送元連絡先(電話番号やメールアドレスなど)
  • 送付内容物

labelmake.jpでは書類送付状のテンプレートが用意されています。 活用してみてください。

こちらから今すぐ書類送付状が作成できます!

また、以下の記事で書類送付状について詳しく取り上げています。

書類送付状がテンプレートを使って今すぐ作成できます!(無料+会員登録不要, スマホOK)

請求書を発送するときの梱包方法

請求書イラスト

次に請求書を梱包方法について紹介していきます。

梱包に必要な資材

まずは梱包に必要な資材から調達していきましょう。

請求書の梱包に必要なのは、封筒、請求書在中のスタンプ、クリアファイルの3つ です。

以下のページで資材の特集をしております。ぜひご活用ください。

高コスパで便利な梱包材を探す

①封筒

今回はレターパックでの発送を想定しています。 レターパックでの発送は専用封筒の購入が必要 となります。

レターパックは郵便局や以下のコンビニで購入ができます。

  • ローソン
  • ミニストップ
  • デイリーヤマザキ
  • サークルKサンクス
  • セイコーマート
  • セブンイレブン(一部のみ)

また、日本郵便のネットショップでは20部セットで購入することもできます。 法人でTシャツ発送を取り扱っているという場合は、こちらで購入してしまった方が手っ取り早いです。

日本郵便

②請求書在中のスタンプ

次に必要なのが「請求書在中」のスタンプです。

手書きで書いても問題は有りませんが、法人同士でのやり取りであればスタンプを使った方が丁寧な印象です。また、請求書を送るたびに手書きする手間も省けます。

③クリアファイル

最後に必要なのがクリアファイルです。 紙が傷つかないために必ず必要不可欠です。衝撃防止と水濡れ防止を兼ねています。

梱包手順

それでは次に梱包手順を紹介していきます。請求書の梱包手順はとてもシンプルです。

①クリアファイルに書類を入れる

まずはクリアファイルに請求書と送付状を入れます。 クリアファイルに入れる際は、送付状、請求書の順に入れていきます。

②封をする

クリアファイルにはさんだ書類を、レターパックの封筒に入れて封をします。 あとはレターパックに宛名を書いて、品目に請求書在中のスタンプを押せば梱包終了です。

請求書発送に必要な送り状を作成する

 送り状イラスト

梱包・請求書作成が無事に終了したら送り状の作成に移りましょう。

宛名作成サービスを利用するメリット

送り状の作成にはインターネットの宛名作成サービスをぜひ活用してみてください。

以下が代表的なメリットです。

  • データ入力すれば良いため、手書きでいちいち書く必要が無い
  • 複数枚の作成ができるため大量発送に向いている
  • データ保存しておけば、送り状を使いまわしできる

オススメの宛名作成サービスはlabelmake.jp

宛名作成サービスはいくつもあるので、どれを利用すれば良いか迷ってしまうと思います。

そんな方にはぜひlabelmake.jpのサービスがオススメです!メリットを紹介していきます。

①無料で利用できる

labelmake.jpサービス価格表

なんと言っても labelmake.jpは無料で利用できる点がメリット です。

無料のフリーおよびフリークラウドでも月10枚まで印刷が可能ですので、 利便性抜群です。プロクラウド版になると月980円で制限なしで印刷が可能となります。

利用プランと料金について

②ブラウザ上に直接入力できる

labelmake.jp送り状作成イメージ

labelmake.jpのサービスはブラウザ上で直接送り状を作成できます。

そのため、PC初心者でも気軽に作成できますし、何より 出来上がりのイメージがわきやすい です。 以下のサイトで宛名ラベルのテンプレートがまとめられています。ぜひ活用してみてください。

宛名ラベルテンプレート

③レターパックに特化した送り状作成ができる

labelmake.jpはレターパックに特化した宛名作成サービスを利用できます。

レターパックは4面と、一括で複数の送り状作成ができます。複数人の一括発送したい時にもとても便利です。

labelmake.jp宛名作成サービス

人気のテンプレート: 宛名8面

人気のテンプレート: シンプルラベル24面

レターパックプラス

レターパックライト

レターパック4面

④請求書以外のビジネス文書テンプレートも豊富

labelmake,jpは請求書はもちろんのこと、納品書や見積書など、数多くのビジネス文書テンプレートを取り扱っています。

ひとつのサイトで必要なテンプレートを全て取り揃えられるため、管理がとても便利です。

まとめ

  • 請求書の発送はレターパックライトを利用する。
  • 請求書を発送するときは送付状も作成して同封する
  • 請求書を発送するときはクリアファイルにはさんで封筒にいれる
  • 請求書の送り状作成はlabelmake.jpを活用する

いかがでしたでしょうか?

請求書の発送はミスの無さが求められる商材です。丁寧に発送できるやり方を意識することが重要です。今回の記事を参考に、請求書の発送の質を上げていきましょう!

請求書などのビジネス文書テンプレートはこちらから

シェア

関連記事

宛名ラベル,封筒,請求書等,表彰状,バーコード(QR)など
効率的に作成し時間短縮!

早く仕事を終わらせたい?まずは無料で試そう!

梱包材特集 お得情報まとめ
利益率と印象を改善!

梱包・発送で損してない? 30秒で確認!