取扱いには要注意！請求書の安全お手軽な発送方法

はじめに

納品書・領収書といった請求書類は、お金に関わるものが数多く含まれます。そのため、他の書類よりも紛失や誤配送のリスクを減らしておきたいところです。
また、請求書は主にビジネスの場で使用されることが多いため、普通郵便で送ると危機管理意識が薄いと思われる可能性があります。会社の信用にも関わるため、請求書の発送方法は基礎知識として身につけておいた方が良いでしょう。
そこで、今回は請求書を送るときにオススメの発送方法や注意点について紹介いたします。請求書の適切な発送方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

＜請求書の例＞ 【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書 郵便局　よくあるご質問・お問い合わせ：https://www.post.japanpost.jp/question/57.html

請求書の発送方法はレターパックがおすすめ

いきなり結論ですが、請求書の発送にはレターパックがオススメです！
レターパックのメリットを紹介していきます。

郵便局　レターパック：https://www.post.japanpost.jp/service/letterpack/index.html#main レターパックは全国一律で発送料金が決まっています。郵便受けに配達されるレターパックライトは370円、対面配達のレターパックプラスは520円です。発送する地域に応じた料金変動に頭を悩ませる必要が無い点は魅力的ですね。 また、厚さ3センチ、重さ4キロ、A4サイズ以内であれば発送可能ですので、請求書の発送規格にも適しています。 請求書のような信書を取り扱う場合は、対面配達のレターパックプラスの利用が特にオススメです。

追跡サービスで郵便物の配達状況が確認できる

レターパックは郵便追跡サービスを利用して、配達状況の確認を行うことが出来ます。大切な請求書が今どこまで送られているのかがわかると、発送状況に関するクレーム防止にもつながります。

郵便局　郵便追跡サービス：https://trackings.post.japanpost.jp/services/srv/search/

全国のコンビニで購入可能

レターパックは郵便局以外にも以下のコンビニで購入することが出来ます。

• ローソン
• ミニストップ
• デイリーヤマザキ
• セイコーマート
• セブンイレブン(一部のみ)

覚えるのが面倒な方は、「レターパック買うならローソン！」とだけ覚えておきましょう。 セブンイレブンは一部店舗のみでの取り扱いのため、電話などであらかじめ確認しておくようにしましょう。

ポスト投函でも発送できる

郵便局窓口以外でもポストに直接投函すれば発送をしてくれます。郵便局の営業時間外でも手軽に発送できる点は、大きなメリットと言えるでしょう。

信書の送付ができる

納品書や確定申告書といった請求書は信書扱いとなります。ゆうメールなどの一部のサービスでは信書を送ることができませんが、レターパックは発送が可能となっています 信書の概要については、別記事にまとめておりますので、ぜひ参照してみてください。

「罰金300万円!? 2020年版 信書とは? 仕事で書類を発送する際に知っておくべきこと+送る方法」

レターパック各種の宛名は下記のリンクから作成を行うことができます。

→ レターパック テンプレート で作成する

→ レターパックライト テンプレート で作成する

→ レターパックプラス テンプレート で作成する

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レターパックで請求書を送る際の注意点

とても便利なレターパックですが、発送する上で注意しておく点があります。

損害賠償の対象外となる

書留郵便であれば、現金以外のものは10万円を限度額として保証されますが、レターパックは損害賠償の対象外となります。 万が一紛失した場合、金銭トラブルなどに発展しやすい請求書の場合は、書留郵便などの利用を検討しても良いでしょう。

A4よりも大きな書類サイズは送ることが出来ない

レターパックはA4サイズの書類送付を想定して作られています。もし折り曲げることが出来ない請求書を送る場合は、A3サイズに対応した封筒などを使用して、書留郵便などで発送しましょう。 なお、クロネコヤマトなどの宅配便会社は証明書などの信書発送に対応していないケースが多いので注意しましょう。

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そのほかの請求書の発送方法

サイズや重さ超過などの理由でレターパックが使えないという方のため、他の発送方法を紹介します。

特定記録郵便

＜メリット＞

• 郵便物を出したという記録が残るので、請求書の発送に適している
• インターネット上で配達状況の確認が出来る
• 通常の郵便料金に160円プラスされるだけなのでリーズナブル

＜デメリット＞

• 手渡しが出来ないため、相手に届いたかどうかが把握できない
• 損害賠償の対象外
• 普通郵便と一緒に配達されるので、書留郵便などに比べて紛失リスクは高い

書留郵便

＜メリット＞

• 発送及び配達した証明が得られる
• インターネット上で配達状況の確認が出来る
• 休日でも配達される
• 手渡しのため、郵送事故のリスクが少ない
• 上限10万円までの賠償が得られる（簡易書留は上限5万円）

＜デメリット＞

• 一般書留は通常の郵便料金に430円プラス、簡易書留は310円プラスとやや値段がかさむ
• 不在時にポスト投函はしてくれない

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まとめ

• 請求書の発送はレターパックがオススメ
• レターパックはコンビニ購入やポスト投函が出来るので、利便性に優れている
• 特定記録郵便と書留郵便で発送することも出来る

いかがでしたでしょうか？ それぞれの発送方法のメリット・デメリットを確認の上、ご自身に合ったものを選んでみてくださいね。 最後にレターパックの宛名作成サイトのURLを掲載いたします。レターパックの利用を検討している方はぜひ活用してみてくださいね。

レターパック各種の宛名は下記のリンクから作成を行うことができます。

→ レターパック テンプレート で作成する

→ レターパックライト テンプレート で作成する

→ レターパックプラス テンプレート で作成する