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【他とは一味違う方法アリ】ワード・エクセル差し込み印刷のやり方を解説します!~宛名ラベル編~ - 2020/06/07

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大量の宛先へ郵送物を送付する際の「宛名書き」に、ワードの差し込み印刷を活用しましょう! 他の差し込み印刷のやり方の紹介サイトと違うところはlabelmake.jpのサービスを使って宛名印刷を行う方法も合わせて解説しています! 市販のラベル用紙を利用すれば、誰でも簡単に宛名ラベルシールを作成することができます。

差し込み印刷との馴れ初め

例えば、こんな経験のある方はいませんか?

上司「この送付リストの通りにお客様100件へ資料を送っておいてもらえるかな!よろしく!」

私「分かりました!(え…このリストの住所を全件コピペして宛名ラベルを作る必要があるの…?!) 困ったなー残業確定じゃんー。。。」

今回は、市販のラベル用紙、「エーワンラベルシール」を利用した宛名ラベルの作成方法をご紹介します。

エーワンラベルシール

ワード差し込み印刷とは?

…このようなケースで作業を効率化できるのが、ワード差し込み印刷です。

ワード差し込み印刷とは、ワード文書の指定した場所に別のエクセルデータを「差し込み」、そのまま印刷できる機能です。

この機能を応用すれば、あらかじめ用意されたエクセル上の送付リスト(住所・部署・氏名)を宛名ラベルとして差し込み、複数並べて印刷することができます!

※本ページではワード 2016・エクセル 2016を利用しますが、バージョン2013・2010でも同様の手順で作業を進めることができます。


labelmake.jp差し込み印刷とは?

labelmake.jp差し込み印刷

ワード、エクセルを持っている場合はこれから紹介する方法で宛名ラベルを作成することができます。

しかし、ワード、エクセルを持っていない場合、スマートフォンの場合、他のサイトや、下記でご紹介する作成手順が面倒だと感じる人...

必見の情報です。一番簡単に宛名ラベルを作成する方法も後半でご紹介します。(クリックで記事後半にジャンプできます)


まずは、ワード・エクセル差し込み印刷の方法を確認してみましょう。


ワード・エクセル差し込み印刷のやり方

Step1 エクセルで送付リストを用意

それでは手順を紹介していきます。

まずは、エクセル上で送付リストを用意しましょう。

エクセル上で送付リストを用意

今回は、郵便番号、住所、企業名、部署名、名前を記載しました。「〒」マークや「様」などの敬称は、後でワード上で追加できるため必要ありません。 リストが出来上がったら、名前を付けて保存し、エクセルファイルを閉じます。

今回は「送付リスト」というファイル名で保存をしました。


Step2 ワードで送付リストの取り込みを行う

続いて、ワードで送付リストを取り込み、宛名ラベルを作成していきます。

ワードで送付リストの取り込みを行う

ワードを立ち上げたら、「ファイル」から「白紙の文書」を選択し、真っ新な文書を開きましょう。

「ファイル」から「白紙の文書」を選択

次に「差し込み文書」タブの、「差し込み印刷の開始」から「ラベル」を選択します。

差し込み文書」タブの、「差し込み印刷の開始」から「ラベル」を選択

すると「ラベル オプション」ダイアログボックスが表示されるので、購入したラベル用紙の品番に合わせて、ラベル情報を選択していきましょう。

私はエーワンラベルシールの26503番を購入したため、「ラベルの製造元」で「A-ONE」、「製造番号」で「A-ONE 26503」を選択し、「OK」をクリックしました。

エーワン 気配りDMラベル マット紙 12面 18シート 26503

エーワン 気配りDMラベル マット紙 12面 18シート 26503

※ここで、注意ポイント!!

ワードのバージョンによって、ラベル用紙の一部製造番号に対応していない場合があります。ラベル用紙を購入する前に、検討しているラベル用紙がこの「製造番号」一覧の中に含まれているか事前に確認しておくと、スムーズに作業に取り掛かることができます。

(非対応の場合は、「ラベルオプション」内の「新しいラベル」を選択し、手動でサイズを設定する必要があります。)

「既存のリストを使用」を選択

続いて、選択したラベル用紙のフォーマットが表示されました。このフォーマットに、先ほどエクセルで作成した送付リストを取り込んでいきます。

「差し込み文書」タブの、「宛先の選択」から「既存のリストを使用」を選択しましょう。

「送付リスト」を選択し、「開く」

「データファイルの選択」ダイアログボックスが表示されました。

先ほど保存したファイル名、「送付リスト」を選択し、「開く」をクリックします。

「テーブルの選択」ダイアログボックス

すると、「テーブルの選択」ダイアログボックスが表示されます。エクセル上のシート名+$が「名前」となりますので(私は「Sheet1」)、該当のテーブル選択し、「OK」をクリックしましょう。

「差し込みフィールドの挿入」

左上以外の枠に、«Next Record»と表示されました。この状態で、送付リストから取り込む項目を1つずつ指定していきます。

まずは郵便番号から取り込むため、「差し込み文書」タブの、「差し込みフィールドの挿入」から「郵便番号」を選択しましょう。

«郵便番号»として郵便番号を取り込む

すると、«郵便番号»として郵便番号を取り込むことができました。

このまま各項目を取り込こんでいく位置にカーソルを合わせ、同様の手順で「住所」、「企業名」と順番に選択していきます。

全ての項目を取り込む

全ての項目を取り込むことができました。

実際に印刷する時は、どのようなラベルとして表示されるのでしょう??印刷時のプレビューは、「差し込み文書」タブ内の「結果のプレビュー」をクリックし、確認することが可能です。

「差し込み文書」タブ内の「結果のプレビュー」

プレビュー画面が表示されました。このままでは、「〒」と「様」が抜け漏れていますね。

「〒」を、また名前の後ろには「(半角スペース)様」を追加

郵便番号欄の頭にカーソルを合わせ、「〒」を、また名前の後ろには「(半角スペース)様」を追加しました。

このようにすれば、他のテーブルの宛名ラベルにも「〒」「(半角スペース)様」を同様に反映させることができます。

ここまでで、全ての入力作業が完了しました。


Step3 送付リスト情報を全テーブルへ反映させる

その他のテーブルへ全リスト情報を反映

さて最後に、その他のテーブルへ全リスト情報を反映させましょう。「差し込み文書」タブの中の、「複数ラベルに反映」をクリックします。

全てのテーブル内に、送付リストの情報が反映されました

全てのテーブル内に、送付リストの情報が反映されました!この状態で、宛名ラベルの本体が完成です。


Step4 宛名ラベルを印刷する

実際に、エーワンラベルシールをプリンタへセットし、印刷をしてみましょう。

「差し込み文書」タブで、「完了と差し込み」、「文書の印刷」の順にクリック

まず「差し込み文書」タブで、「完了と差し込み」、「文書の印刷」の順にクリックします。

「プリンターに差し込み」ダイアログボックス

「プリンターに差し込み」ダイアログボックスが表示されます。

ここで、「すべて」を選択するとエクセル内の全ての行を印刷でき、また「現在のレコード」を選択すると現在プレビューで表示されている文書のみを印刷できます。該当のものを選択したら、最後に「OK」をクリックしましょう。

「プリンター」ダイアログボックス

「印刷」ダイアログボックスが表示されたら、接続先のプリンター名が間違っていないかを確認し、「OK」をクリックすれば印刷がスタートされます!


続いては、labelmake.jpでの差し込み印刷の方法を確認してみましょう。


labelmake.jp差し込み印刷のやり方

さて、お待ちかねのlabelmake.jpでの差し込み印刷のやり方を解説していきます。

とっても簡単でワード、エクセルが不要でスマートフォンでも作成できます。

Step1 作りたい宛名ラベルのテンプレートを選択します。

宛名ラベルのテンプレートを選択

こちらのテンプレート一覧画面から宛名ラベルのタブをクリックし、使いたい宛名ラベルをクリックしてください。

今回は シンプルラベル24面 を選択します。


Step2 宛名ラベルに情報を入力します。

はじめてページに遷移した場合は入力モードが「見たまま(1枚)」になっています。 そのまま入力を行ってもいいですが、すでに送付リストがある場合は下記の画像の赤枠の部分から「一括(複数枚)」の入力モードに切り替えてください。

シンプルラベル24面

PC一括入力モード

PCの一括入力モードでは下記のようなエクセルのような画面になっています。 エクセルをコピーして貼り付けることもできますし、下記の画像の赤枠の「Import CSV」から送付リストを別名保存でCSVファイルにしたものを選択すれば送付リストが取り込まれます。

PC一括(複数枚)入力

スマートフォン一括入力モード

スマートフォンの場合はCSVでの取り込みは現在できませんが、コピーや貼り付けを使い効率的に入力することができます。

SP一括(複数枚)入力


Step3 宛名ラベルを印刷する

宛名ラベルに情報を入力したら、「PDF作成」ボタンを押して、PDFを作成、ダウンロードしてください。

PDFの印刷

その後、ダウンロードした PDF を開き、印刷します。 印刷の際は必ず、用紙のサイズと拡大縮小を確認してください。

拡大縮小は 100% もしくは原寸で印刷してください。

印刷

プリンターが印刷を終え、宛名ラベルの作成が完了しました!

今回作成した「シンプルラベル 24 面」は下記のラベルシールに対応しているので、家庭用プリンターで差し込み印刷を行うと、そのまま封筒に貼り付けることができます。


おわり

いかがだったでしょうか?

ワード・エクセル差し込み印刷のやり方に加えて、labelmake.jpを使った差し込み印刷のやり方も合わせてご紹介させていただきました。

ご自身のやりやすい方法で作業を効率的に行っていただければと思います。

ワード、エクセルを使った差し込み印刷のやり方が少し複雑でわかりにくかった人にとって、labelmake.jpを使った差し込み印刷のやり方が参考になれば嬉しいです。

labelmake.jpでは宛名ラベルだけでなく、封筒や、郵便局のレターパック、スマートレター などの宛名ラベルもご用意していますし、請求書や、管理用のバーコードにも対応して差し込み印刷を行うことができます。

こちらのテンプレート一覧画面から様々なテンプレートをご確認できます!!

ぜひ、業務の効率化にご活用ください。

それでは!

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