【完全版】製本テープでの契約書製本方法と発送までの手順を分かりやすく解説します！
会社の人事・総務担当であれば一度は経験する契約書製本業務。 最近では電子契約も浸透してきましたが、紙契約の文化が残っている会社も少なくないですよね。 本日はそんな契約書の製本方法と、準備から発送までの手順を分かりやすく解説していきます。
契約書の製本とは？
「製本」とは、複数枚の書面をホチキス留めし、冊子上になるように束ねることを言います。ビジネスで利用する契約書についても、複数枚のものを締結する場合は製本を行い、必要箇所に署名・契約印の押印を行います。
製本方法としては大きく2種類あり、市販の製本テープを利用するか、短冊状に切った紙を利用して固定をする方法（=袋とじ・紙とじ）があります。近年では、前者の製本テープを使う方法が一般的となっています。
契約書を製本する目的とは？
契約書は、なぜ製本しなければいけないのでしょうか？
まず1つは、 契約書の改ざんを防ぐためです。
契約書を締結する場合は最後のページに甲・乙双方の署名・捺印をするのが一般的ですが、契約書が複数枚となるケースでは、途中のページ目を抜いたり、差し替えてしまうと契約書の改ざんが可能となってしまいますよね。
そこで契約書を製本し、製本テープと書面の境目に「割印」を押印すると、全てのページが一続きであることを証明する意味となり、またページのすり替えといったリスクを防ぐことができます。（仮に、すり替えようとするとホチキス留めをしたページが破れてしまいます。）
２つめは、 契約書への押印回数を減らすためです。 実は、契約書の製本は法的に義務付けられているものではなく、もう1つの方法として「見開きページの真ん中に押印をする」というものがあります。つまり、5枚の見開きであれば5回分、10枚であれば10回分をそれぞれ押印する必要があるのです。 押印の回数が増えるほど手間となるだけではなく、判子が曲がってしまったり、インクが飛んでしまったりと押印に失敗する可能性も増えてしまいますよね。契約書を製本すれば1回の押印で済むため、とても便利な手段だと言えます。
契約書を製本してみよう！
それでは、早速契約書を製本してみましょう。 本日は初心者の方向けに、契約書を準備する段階から発送までの手順を1つ1つ紹介していきます。
必要な道具
- 契約書2部
- ホチキス
- 製本テープ
- ハサミ
- 契約印
0.契約書の準備
まずは契約書の元データを準備します。契約書作成には、テンプレートを利用するのがおすすめです。 中でもlabelmake.jpならブラウザで直接入力でき、またスマホからも作成できるためとても便利です！用途に合わせてたテンプレートを是非使ってみてくだい。
→ 業務委託基本契約書 テンプレート で作成する
→ 業務委託個別契約書 テンプレート で作成する
→ 秘密保持契約書（NDA） テンプレート で作成する
1.契約書の印刷
契約書データが出来上がったら、契約書を印刷しましょう。 印刷方法は両面・片面印刷のどちらでも構いません。両面印刷であれば印刷コストが抑えられる一方、片面印刷なら裏面の白紙部分が背表紙のようになるため、先方への見栄えを気にする方は片面印刷にすると良いでしょう。
2.契約書をホチキスする
続いて、契約書の端から5mm程度の場所に2か所ホチキス留めをします。
この時のポイントが、 留め裏を平らに潰すことです。 通常、ホチキスをすると裏側に山型の膨らみができますが、この上に製本テープを貼ると、皺がよりやすく見た目が悪くなってしまいます。そこで、写真のように留め裏を平らにしておくと（手段は何でも構いませんが、筆者はホチキスのヘラの部分を使います）、製本テープを貼りやすくきれいに仕上げることができます。
3.製本テープを切り、山折りにする
製本テープを契約書に重ねて、契約書よりそれぞれ1cm程度長めに切ります。
この時に、製本テープを山折りでしっかり折っておくと後程貼りやすくなります。
4.製本テープを契約書の片面に貼る
製本テープの片側を剥がし、テープの淵に沿って丁寧に契約書を貼りつけましょう。先ほど長めに切った上下1cmずつの部分を耳としてはみ出すようにしておきます。
5.製本テープに切り込みを入れ、契約書に貼る
続いて、製本テープの耳の部分にはさみで切り込みを入れます。この切り方の流派は色々あるようなのですが、筆者はこのように三角に切る方法が好きです。 両側を三角に切れたら、内側へ折り込むように貼りましょう。
6.もう片方の製本テープを貼り、余った部分を切る
最後に、もう片方のテープを剥がし、契約書へ貼り付けます。 両耳の余った部分は契約書の長さに合わせて切ってしまうようにしましょう。 ここまでで、契約書の製本は完成となります！
7.おまけ：契約書に捺印＆レターパックで郵送しよう
契約書の捺印場所
製本が終わったら、契約書へ捺印を行いましょう。捺印場所は、基本的に2箇所です。
まず二社間での契約の場合は、甲・乙のいずれかの署名欄へ捺印を行います。
続いて2つめに、割印として契約書面と製本テープが重なる部分に捺印をします。この割印について、従来は裏表の両面へ押印するのが一般的でしたが、最近は裏面のみに押すケースが増えているようです。
契約書の郵送
契約書を郵送する場合は、レターパックの利用が大変便利です！
レターパックのメリット
- 追跡機能で安心できる
- コンビニから発送できる
- 一律370円でリーズナブル ※レターパックライトの場合
また、レターパックを利用する際にはlabelmake.jpの宛名ラベルを是非利用してみて下さい。下記リンクからPC・スマホで簡単に作成することができます！
→ レターパック宛名作成
→ レターパックプラス宛名作成
→ レターパックライト宛名作成
まとめ
いかがでしたでしょうか？ 契約書の製本業務は、手順と注意ポイントを押さえてしまえば誰でも簡単に行うことができます。また、このような紙作業を行う場合は是非labelmake.jpのテンプレート・宛名ラベルを利用して業務の効率化にお役立て下さい！
