これを見れば納品書の発送はもう大丈夫！押さえておきたい発送ポイントを総まとめ！
納品書は主にビジネスの場で活用されることが多い書類です。金銭が絡む場合トラブルにも発展しやすいため、どのように発送すればよいかをしっかり押さえておきましょう。 普段、納品書の発送に関わる方はもちろん、そうでなくても常識として知っておくに越したことは有りません。今回は納品書の発送時の注意点やおすすめの発送方法を紹介いたします。
納品書を発送するときの注意ポイント
納品書を発送するときの注意点をまとめてみました。 下記のポイントをしっかり押さえて、納品書の発送準備を行いましょう。
・信書発送が可能な発送方法で送る
納品書のような個人の宛名が書かれた書類は、すべて信書に当たります。 普通郵便では送らないように注意 しましょう。 信書を普通郵便で送ると郵便法違反に当たってしまうため、必ず 信書発送が可能な発送方法で送りましょう。
・納品書が折れないようにクリアファイルに入れる
納品書は一般的に紙の書類のため、衝撃に弱いです。 発送するときは必ずクリアファイルなどに入れておく ようにしましょう。間違っても納品書だけ入れて発送することは避けましょう！
・追跡サービスが可能な発送方法で送る
納品書は金額を明記した書類になるため、相手に安全かつ確実に発送される必要があります。 発送状況について問い合わせを受けた際に、的確に答えられるようにしたい ものです。ぜひ 追跡サービスが可能な発送方法で送る ようにしましょう。
・送付文を添える
納品書はビジネスの場で使用されることも多い書類です。相手に失礼が無いよう、 送付文も添えて発送するとより丁寧 でしょう。
納品書の発送方法はレターパックがおすすめ
納品書の発送にはレターパックがオススメです！レターパックのメリットを紹介していきます。
・全国一律料金で発送可能
レターパックは全国一律で発送料金が決まっています。 発送する地域に応じた料金変動に頭を悩ませる必要が無い点は魅力的ですね。
・他の発送手段に比べてリーズナブル
郵便受けに配達されるレターパックライトは370円、対面配達のレターパックプラスは520円 です。 書留郵便の場合、納品書一枚を定形外で発送するだけで550円ほどかかってしまいます。他の発送手段に比べて値段が安い点は大きなメリットと言えます。
・追跡サービスで郵便物の配達状況が確認できる
レターパックは郵便追跡サービスを利用して、配達状況の確認を行うことができます。 納品書が今どこまで送られているのかがわかると、発送状況に関する問い合わせ対策にもつながります。
・全国のコンビニで購入可能
レターパックは郵便局以外にも以下のコンビニで購入することが出来ます。
- ローソン
- ミニストップ
- デイリーヤマザキ
- セイコーマート
- セブンイレブン(一部のみ)
覚えるのが面倒な方は、 「レターパック買うならローソン！」 とだけ覚えておきましょう。
セブンイレブンは一部店舗のみでの取り扱いのため、電話などであらかじめ確認しておくようにしましょう。
・ポスト投函でも発送できる
郵便局窓口以外でもポストに直接投函すれば発送をしてくれます。 郵便局の営業時間外でも手軽に発送できる点は、大きなメリットと言えるでしょう。発送量が少なく、郵便局まで行く時間が無いという方はぜひ活用しましょう。
・信書の送付ができる
納品書の発送は信書扱い となります。ゆうメールなどの一部のサービスでは信書を送ることができませんが、 レターパックは信書の発送が可能 となっています。
信書の概要については、別記事にまとめておりますので、ぜひ参照してみてください。
「罰金300万円!? 2020年版 信書とは? 仕事で書類を発送する際に知っておくべきこと+送る方法」
レターパックで納品書を送る際の注意点
納品書の発送にとても便利なレターパックですが、注意しておく点があります。
・損害賠償の対象外となる
書留郵便であれば、現金以外のものは10万円を限度額として保証されますが、 レターパックは損害賠償の対象外 となります。
納品書と共に高額な商品を発送する場合、損害賠償保障のある配送方法の利用を検討しても良いでしょう。
・厚みのある商品と一緒に発送できない
レターパックはA4サイズの書類封入を想定して作られています。そのため、納品書と一緒に 厚みのある商品を発送する際は、宅急便などで納品書と別に発送する など、手段を工夫しましょう。
ただし、 レターパックプラスであれば、厚さ制限がないため、マチを作って発送できます。 カタログ程度の厚さの商品であれば、納品書と一緒に発送可能ですので、利用を検討してみましょう。
レターパック以外の 納品書の 発送手段なら書留郵便がおすすめ
レターパック以外の発送手段なら書留郵便がおすすめです。ここでは、書留郵便のメリット・デメリットを紹介します。
＜メリット＞
・発送及び配達した証明が得られる
・インターネット上で配達状況の確認が出来る
・休日でも配達される
・手渡しのため、郵送事故のリスクが少ない
・上限10万円までの賠償が得られる（簡易書留は上限5万円）
＜デメリット＞
・一般書留は通常の郵便料金に430円プラス、簡易書留は310円プラスとやや値段がかさむ
・不在時にポスト投函はしてくれない
まとめ
- 納品書の発送はレターパックがオススメ
- レターパックはコンビニ購入やポスト投函が出来るので、利便性に優れている
- 損害賠償付きの発送をするなら、書留郵便などの利用を検討する
いかがでしたでしょうか？
納品書は信書扱いとなるため、発送手段が限られています。その分、決まったやり方を覚えさえすれば、発送のハードル自体は決して高くありません。用途に併せて発送方法を選んでみてください。
最後にレターパックの宛名作成サイトのURLを掲載いたします。
宛名作成のサービスを活用して、納品書の発送をさらに楽にしちゃいましょう！
