事務員さん必見!書類発送を効率的に行う方法! - 2020/01/06

事務員さんの書類発送を効率的に行うための方法をまとめました。

書類発送を効率的に行うには？

電子メールが普及た現在でもビジネスシーンにおいて書類などの郵便物は重要な通信手段の一つです。

ビジネスで発送することが多い、事務員さんの方へ書類発送を効率的に行う方法をまとめました！

日々の業務を効率化させるためにご覧ください。

書類発送の流れ

書類を発送するための流れを整理してみましょう。

書類を作成
↓
宛名を書く
↓
切手を貼る
↓
郵便ポストや郵便局に持っていく

という流れになります。

下記の3点は効率化できます。

宛名を書く
切手を貼る
郵便ポストや郵便局に持っていく

具体的にどのように効率化するのか方法をみていきましょう。

宛名を書く作業の効率化

宛名の記入はシステムが無い場合は、手書きやWordやExcelを使った作業になります。

手書きの場合は手間がかかってしまい、大量の印刷の場合には作業時間を取られてしまいます。

きちんと印刷するためには印刷会社などにデータを入稿し、バリアブル印刷を行うこともできますが、納期に数日取られ、当然料金もかかります。

WordやExcelを使った作業の場合は、自社で管理できているフォーマットがある場合は良いのですが、無い場合は印刷物に合わせた設定が若干面倒です。

しかしlabelmake.jpでは書類発送に無料で使えるテンプレートを用意しております。

書類の発送でよく使われるテンプレートとしては下記のようなものがあります。

などをご用意しており、他にも多数の書式をサポートしています。

テンプレートの一覧はこちらからアクセスできます。

データを入力するだけでスマートフォンでも使え、無料なのでぜひ利用してみてください。

切手を貼る作業の効率化

切手を貼る作業、金券なので管理する作業も手間です。

そのような場合は、日本郵便の料金後納がおすすめです。
料金後納は一カ月分の料金を翌月に一括払いすることができます。

料金後納

料金後納には下記のような特徴があります。

料金を一カ月分にまとめられるので、事務所の経理業務を省力化できます。
切手をはる手間が省けるため、発送業務を効率化できます。
金融機関の預貯金口座から料金を自動的に支払うことができます。
料金や取り扱いがさまざまな郵便物・荷物について、一カ月単位で料金の一括払いができます。
広告郵便物は差出条件を満たせば月間割引制度の適用が受けられ、経費節減を図ることができます。
料金後納をご利用いただくお客さまには、郵便物・荷物のお引き受けを円滑に行うため、お客さまカード（ゆうびんビズカード）を発行させていただきますので、お手数ですが、料金後納をご利用の際には、お客さまカードのご提示をお願いいたします。

利用に当たっては下記の条件があります。

郵便物・荷物を毎月50通(個)以上差し出すこと
事前に日本郵便の取扱郵便局の承認を受けること
一カ月間に差し出す郵便物・荷物の料金等の概算額の2倍以上に相当する額の担保を提供すること

郵便ポストや郵便局に持っていく作業の効率化

郵便ポストや郵便局に持っていく際、郵便物が多い場合は手間になってしまいます。

集荷

荷物が多い場合は集荷依頼をすることで無料でその手間を解消することができます。

集荷が利用できる配送サービスはWeb集荷依頼ページによると下記となります。

ゆうパック
着払いゆうパック - チルドゆうパック
ゴルフゆうパック
スキーゆうパック
空港ゆうパック
EMS・国際小包

しかし、レターパックの商品ページには
レターパックプラスについては集荷も行います。詳しくはお近くの郵便局へお尋ねください。

とのことですので、Web集荷依頼ページからは申し込めないですが、お近くの郵便局へ電話をすることで集荷ができます。

集荷に関する連絡先はこちらからアクセスできます。
Webの集荷サービスはこちらから。

日本郵便のWebレター

案内状・通知書・請求書・DM等を送る場合は、日本郵便のWebレターで発送業務を短縮できるかもしれません。

Webレターとは、WordまたはPDFファイルをアップロードし、差出人・宛先を入力するだけで、文面印刷・宛名印刷・封筒詰め・切手貼り付け・発送・配達までを日本郵便が一括で行う、郵便発送サービスです。

急なお知らせや案内状、通知書、毎月の請求書・会報等の大量発送業務を、日本郵便が1通99円から代行してくれます。

こちらからサービスのページにいけますので、気になる方はチェックしてみてください。

まとめ

発送の業務の各工程の中で効率化できる部分を紹介させていただきました。

普段の業務を見直し、ラクができる部分が見つかり、少しでも自由な時間が増えると嬉しいです。

それでは！